administrasi umum dan keuangan

A. Rasional

Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

B. Tujuan dan Manfaat

Prosedur Operasi Standar (POS) administrasi umum fakultas psikologi bertujuan memberikan pedoman bagi penyelenggaraan administrasi di lingkungan fakultas psikologi dan unsur lain yang terkait.

Implementasi POS di fakultas psikologi  dapat memberikan manfaat, diantaranya adalah: 

  1. POS dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan dan pencapaian suatu pekerjaan.
  2. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di fakultas.
  3. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan.
  4. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit kinerja fakultas.
  5. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi.

C.  Ruang Lingkup

POS administrasi umum dan keuangan memuat pedoman secara rinci tentang persiapan, pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan administrasi, yang meliputi:

  1. Pelayanan Permintaan Barang / Inventaris
  2. Pelayanan Permintaan ATK
  3. Pelayanan Penggunaan Kendaraan
  4. Pelayanan Pemakaian Tempat / Peralatan
  5. Pemrosesan Surat Keluar
  6. Rapat Fakultas
  7. Pencairan Uang Kegiatan Mahasiswa
  1. Izin tidak masuk kerja
  2. Permohonan Penundaan Pembayaran Biaya Kuliah
  1. Pengajuan SPPD dan keikutsertaan dalam kegiatan di luar kampus

MANUAL PROSEDUR

BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

1.

Judul

:

Pelayanan Permintaan Barang / Inventaris

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas permintaan barang inventaris

3.

Referensi

:

Keppres 80/2003

4.

Pihak-pihak terkait

:

Unit-Unit Kerja, Dekan / Pembantu Dekan II, KTU, Kasubag. Umum Perlengkapan, Petugas Inventaris, Panitia Pengadaan & Pemeriksa Barang

5.

Dokumen

:

Surat Permintaan Barang, Memo Dekan / Pembantu Dekan II, Buku Induk Inventaris, Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB Inventaris)

6.

Prosedur kerja

:

  1. Unit – Unit Kerja mengajukan permintaan barang / inventaris

 

 

 

  1. Surat permintaan ditujukan kepada Dekan c/q. PD II, didisposisi kepada KTU

 

 

 

  1. diteruskan kepada Kasubag umum

 

 

 

  1. Kasubag. Umum mengadakan barang dimaksud

 

 

 

  1. Setelah proses pengadaan yang melibatkan Panitia Pengadaan dan Panitia Pemeriksa Barang tersebut diregistrasi dalam Buku induk Inventaris, kemudian diberi nomor / kode barang

 

 

 

  1. Barang kemudian didistribusikan kepada unit kerja yang meminta dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang/Inventaris

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM  

1.

Judul

:

Pelayanan Permintaan ATK

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas permintaan ATK

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Unit-Unit Kerja, Kasubag. Umum, Petugas Gudang (Staf Perlengkapan)

5.

Dokumen

:

Blanko Permintaan ATK, Kartu Stock Barang, Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB ATK), Buku Besar Keluar Masuk ATK

6.

Prosedur kerja

:

a.  Unit kerja mengajukan permintaan ATK.

 

 

 

b.  Blanko permintaan ATK diterima Kasubbag Umum untuk ditindk lanjuti.

 

 

 

c.  Kaur. PerlengKasubbag Umum memerintahkan kepada petugas gudang untuk mengeluarkan barang ATK.

 

 

 

d.  Petugas gudang mengeluarkan barang ATk dari gudang dengan mencatat di kertas stock barang.

 

 

 

e.  Petugas gudang mendistribusikan barang ATK kepada unit kerja yang mengajukan dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang ATK.

 

 

 

  1. Petugas gudang mencatat keluar / masuk barang dalam buku besar ATK.

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Pelayanan Penggunaan Kendaraan

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas penggunaan kendaraan

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Dosen, Karyawan, Mahasiswa, Unit-Unit Kerja, Pembantu Dekan II, Kasubbag. Umum, Driver

5.

Dokumen

:

Blanko Permohonan Penggunaan Kendaraan, Buku Kontrol

6.

Prosedur kerja

:

  1. Dosen / Karyawan / Mahasiswa / Unit-Unit kerja mengajukan permohonan penggunaan kendaraan kepada Kabag TU

 

 

 

  1. Kabag TU meneruskan permohonan ke Kasubbag. Umum

 

 

 

  1. Kasubbag. Umum menfasilitasi pemakaian kendaraan kepada yang mengajukan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

MANUAL PROSEDUR
 SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Pelayanan Pemakaian Tempat / Peralatan

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pemakaian tempat/ peralatan

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Pembantu Dekan III, Unit-Unit Kerja, Kasubag.     Kemahasiswaan, Kasubag. Umum, Organisasi Kemahasiswaan, Petugas Gudang Peralatan

5.

Dokumen

:

Blanko Peminjaman, Buku Kontrol, Kartu Mahasiswa (KTM)

6.

Prosedur kerja

:

a.  Unit-Unit kerja / Organisasi Kemahasiswaan mengajukan permohonan pemakaian ruang / peralatan dengan mengisi blanko peminjaman / pemakaian ruang / peralatan.

 

 

 

b.  Blanko peminjaman setelah disetujui oleh Pembantu Dekan III dengan terlebih dulu diparaf oleh Kasubbag. Kemahasiswaan (bagi organisasi mahasiswa), dan diteruskan kepada Kasubbag Umum.

 

 

 

c.  Kasubbag. Umum memerintahkan kepada petugas peralatan untuk meminjamkan peralatan sesuai aturan yang berlaku dengan menyerahkan KTM (bagi mahasiswa) dan dicatat dalam Buku Kontrol.

 

 

 

d.  Setelah peralatan selesai digunakan, segera dikembalikan kepada petugas perlengkapan dan KTM dikembalikan (bagi mahasiswa).

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Pemrosesan Surat Keluar

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pemrosesan Surat Keluar

3.

Referensi

:

SK Dirjen DIKTI No 427/DIKTI/Kep/1998, tentang Kode Surat Dinas

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Dekanat, Unit-Unit Kerja, KTU, Kasubbag. Umum, Agendaris, Petugas Ekspedisi Surat.

 

5.

Dokumen

:

Buku Agenda, Buku Ekspedisi

6.

Prosedur kerja

:

  1. Dekanat/Ketua Unit-Unit kerja mengeluarkan konsep surat.

 

 

 

  1. Konsep surat dari Dekanat diproses di Subbag. Umum.

 

 

 

  1. Surat diberi nomor dan kode surat ditentukan sesuai dengan perihal masing-masing.

 

 

 

  1. Sebelum ditandatangani Dekanat, surat tersebut diparaf lebih dulu oleh Kabag TU dan/atau Pembantu Dekan.

 

 

 

  1. Kemudian surat distempel dan dicatat dalam buku agenda di subbag. Umum.

 

 

 

  1. Setelah diberi amplop dan ditulis alamat tujuan, kemudian diserahkan kepada petugas pengantar surat (Ekspedisi).

 

 

 

  1. Sebelum dilakukan pengiriman, petugas ekspedisi melakukan pencatatan ke dalam Buku Ekspedisi.

 

 

 

  1. Surat yang dikirim melalui pos, langsug dikirim dengan menggunakan stempel berlangganan.

 

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Rapat Fakultas

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efisiense dan efektifitas penyelenggaraan rapat

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Dekan, Pembantu Dekan, Ketua Bagian, Ketua Laboratorium, Kepala Bagian Tata Usaha, Kasubbag, dosen  dan pegawai

5.

Dokumen

:

Surat undangan

Daftar hadir

Notulensi rapat

6.

Prosedur kerja

:

Penyelenggara rapat fakultas bertanggungjawab untuk:

  1. Membuat notulensi rapat sesuai dengan format yang ditentukan oleh fakultas sebagaimana terlampir.
  2. Menentukan ketua sidang, notulen/sekretaris, dan pembawa acara untuk setiap rapat.
  3. Melakukan koordinasi dengan Kabag TU.
  4. Mengirim undangan selambat-lambatnya dua hari sebelum rapat dilaksanakan.
  5. Menyediakan daftar hadir peserta rapat.

 

MANUAL PROSEDUR

SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Izin tidak masuk kerja

2.

Tujuan

:

Meningkatkan disiplin kehadiran pegawai

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Dekan, Pembantu Dekan, Ketua Bagian, Ketua Laboratorium, Kepala Bagian Tata Usaha, Kasubbag, dosen  dan pegawai

5.

Dokumen

:

Formulir izin

6.

Prosedur kerja

:

  1. Pegawai yang bersangkutan mengajukan izin kepada atasannya langsung dengan mengisi formulir yang disediakan di bagian umum.

 

 

 

  1. Atasan langsung memberikan keputusan (disetujui atau tidak disetujui)

 

 

 

  1. Jika disetujui formulir diteruskan ke  Kepala Bagian Tata Usaha

 

 

 

  1. Sekretaris memberi tanda izin pada daftar hadir

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Permohonan Penundaan Pembayaran Biaya Kuliah

2.

Tujuan

:

Menertibkan administrasi keuangan

3.

Referensi

:

SK Rektor tentang Pembayaran Uang Kuliah

4.

Pihak-pihak terkait

:

Pembantu Dekan II, Bagian Keuangan, Bagian Akademik, Mahasiswa

5.

Dokumen

:

Surat permohonan

6.

Prosedur kerja

:

a. Jika karena sesuatu hal pembayaran biaya kuliah terlambat, maka mahasiswa mengajukan surat permohonan penundaan pembayaran.

 

 

 

b. Surat permohonan penundaan pembayaran kuliah dilengkapi dengan materai Rp 6000 untuk disetujui oleh Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum.

 

 

 

c.  Mahasiswa meneruskan surat permohonan penundaan kepada Kepala Biro Keuangan dan Sistem Informasi

 

 

 

d. Setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Biro Keuangan dan Sistem informasi mahasiswa memberikan copy surat ke bagian keuangan fakultas.

 

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Pencairan Uang Kegiatan Mahasiswa

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efisiense dan efektifitas pencairan uang

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

PD II, PD III, Kasubbag Keuangan, dan BEM.

5.

Dokumen

:

Proposal Kegiatan

6.

Prosedur kerja

:

  1. Mahasiswa mengajukan  proposal kegiatan kepada Pembantu Dekan Bidangn Kemahasiswaan selambat-lambatnya tiga minggu sebelum pelaksanaan kegiatan

 

 

 

 

  1. Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan menelaah proposal kegiatan kemudian meneruskan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum dan/atau Dekan. 

 

 

 

 

  1. Pembantau Dekan Bidang Administrasi Umum dan/atau Dekan memberikan disposisi.

 

 

 

 

  1. Mahasiswa mengambil  uang kegiatan dari Kasubbag Keuangan setelah menyerahkan SPJ kegiatan sebelumnya.

 

MANUAL PROSEDUR
SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM

1.

Judul

:

Pengajuan SPPD dan keikutsertaan dalam kegiatan di luar kampus

 

2.

Tujuan

:

Meningkatkan efisiense dan efektifitas keikutsertaan dalam kegiatan di luar kampus

3.

Referensi

:

 

4.

Pihak-pihak terkait

:

Dekan, Pembantu Dekan, Kabag TU, Kasubbag Keuangan, Dosen, dan Mahasiswa

5.

Dokumen

:

Surat permohonan keikutsertaan

Dokumen SPPD

Bukti Pengeluaran

6.

Prosedur kerja

:

Pemohon mengajukan permohonan SPPD/keikutsertaan  kepada Dekan dan/atau Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum.

 

 

 

Pemohon memberikan  Surat undangan/permohonan dari institusi/lembaga pengundang

 

 

 

Dekan memberikan disposisi kepada Pembantu Dekan terkait  untuk menerbitkan SPPD atau Surat tugas untuk yang bersangkutan  

 

 

 

Setelah melaksanakan tugas yang bersangkutan memberikan laporan kepada atasan langsung.